AIDDP

Términos y condiciones de AIDDP

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE PRIVACIDAD DE LA ASOCIACIÓN IBEROAMERICANA DE DERECHO PRIVADO (AIDDP)

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales y nos autorizan a su tratamiento conforme con los términos de esta Política de Privacidad cuando proporciona los datos a través de los diferentes medios o cuando navega en nuestra página web.

1. Quiénes Somos

La AIDDP es una es una entidad de utilidad común y sin fines de lucro cuyo objeto, es el estudio, divulgación, perfeccionamiento y desarrollo del derecho privado en Iberoamérica, razón por la cual desarrolla actividades académicas y promueve la integración de las personas naturales y jurídicas dedicadas al estudio, investigación y divulgación de las ciencias jurídicas.

Para tal efecto:

i) Publica una revista monotemática semestral de acceso gratuito.

ii) Promueve y apoya otras publicaciones asociadas sobre temas jurídicos de interés general.

iii) Realiza un congreso anual en diferentes países de Iberoamérica.

iv) Lleva a cabo encuentros, jornadas, seminarios y cursos de capacitación.

v) Suscribe convenios con entidades públicas y privadas para actividades académicas en beneficio de sus afiliados y el público en general.

vi) Celebra acuerdos con editoriales jurídicas para la edición de obras jurídicas de sus asociados y afiliados, y obtiene descuentos para sus afiliados.

vii) Consolida una biblioteca digital para uso de sus afiliados.

viii) Abre capítulos nacionales para lograr la expansión de sus actividades en diferentes países iberoamericanos.

ix) Desarrolla otras actividades relacionadas con su objeto social.

2. Objetivo de los Términos y Condiciones del Tratamiento de Información y Datos Personales

Este documento contiene la política de tratamiento de información y datos personales, y tiene como fin comunicar qué información recolectamos en desarrollo del nuestro objeto social y con qué finalidad, cómo la usamos, cuándo la compartimos y cómo la protegemos. Así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos para ejercerlos.

En la AIDDP reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que nuestros asociados, afiliados, clientes, proveedores, asistentes a eventos y usuarios de nuestros servicios y medios electrónicos nos suministran a través de

la adquisición de nuestros productos y servicios, la participación en nuestras actividades y el acceso a nuestra información en la página web. Este documento es aplicable al tratamiento de la información recibida de estas personas por medios físicos o digitales.

3. Información y datos personales que recolectamos

La información personal que recolectamos en nuestra base de datos y que es utilizada y tratada en nuestros diferentes proyectos son:

(i) Nombres y apellidos

(ii) Correo electrónico

(iii) Dirección

(iv) Ciudad y país de residencia

(v) Profesión/ocupación

Los titulares de la información no estarán obligados a autorizar el tratamiento de datos sensibles y, por tanto, la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información.

Los datos recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por los titulares de la información al aceptar esta Política de Privacidad.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales especialmente en materia contable, fiscal, tributaria y de servicios, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos ni contraemos la obligación de constatar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados. Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

Al inscribirse o navegar en nuestra página web, nuestros asociados, usuarios y visitantes manifiestan expresamente que conocen estas políticas y las aceptan, y otorgan su consentimiento para que se dé tratamiento a su información.

Dado que la AIDDP guarda registro fotográfico y de video de los eventos que realiza, es necesario aclarar que dicho registro es con fines académicos y de publicidad de los eventos realizados. Por tanto, los asistentes a nuestros eventos conocerán que se están

realizando grabaciones y que su imagen será respetada y no será usada en nuestra página web, redes sociales o imágenes publicitarias sin su consentimiento.

4. Finalidades del tratamiento

Al proporcionarnos sus datos personales, nos autoriza para usar esta información para los beneficios a obtener con la afiliación en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que:

(i) nos autorice expresamente a hacerlo,

(ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado,

(iii) la utilicemos para proporcionarle nuestros productos o servicios,

(iv) sea entregada a terceros con el fin de que presten algunos servicios en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos,

(v) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o

(vi) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política de Privacidad, nos autoriza para hacer tratamiento de la información recolectada con las siguientes finalidades:

(i) Distribuir información y documentos de la AIDDP y sus actividades, eventos y programas y proyectos a través de diferentes medios como correos electrónicos, carteleras, correo físico, entre otros.

(ii) Convocar a eventos organizados por la AIDDP mediante correos electrónicos, invitaciones físicas, llamadas telefónicas, redes sociales, comunicación digital, entre otros.

(iii) Convocar a eventos y actividades realizadas por otras instituciones aliadas, tales como universidades nacionales y extranjeras, entidades públicas y privadas nacionales y extranjeras cuyo objeto social sea afín al de la AIDDP o cuya información facilite el desarrollo de sus actividades.

(iv) Difundir comunicados de prensa preparados por la AIDDP sobre asuntos relacionados con su objeto social a través de los medios descritos.

(v) Divulgar las publicaciones, productos y servicios ofrecidos por la AIDDP a través de varios de los medios mencionados.

(vi) Realizar encuestas, entrevistas y seguimientos de la recordación de marca, del uso de nuestras plataformas web y de la calidad de los contenidos realizados por la AIDDP.

(vii) Interactuar en redes sociales en las que la AIDDP tiene cuenta para difundir y compartir información relacionada con nuestros servicios y productos.

(viii) Difundir, comunicar, distribuir, comercializar y compartir nuestros productos y servicios.

Con la aceptación de la presente Política de Privacidad nuestros asociados, afiliados, usuarios, clientes, empleados y proveedores nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros) información de productos y servicios, y ofertas de productos y servicios que consideramos de interés. Estas personas, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta Política de Privacidad, nos autorizan para:

(ix) Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.

(x) Contratar con terceros el almacenamiento o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

Al acceder a nuestra página web (www.aiddp.com) podremos hacer uso de cookies, web beacons y otras tecnologías similares, en sus páginas web y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a estas, con el fin de conocer la procedencia, actividades y preferencias de nuestros asociados, afiliados, clientes y usuarios al navegar en la web, incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios.

5. Seguridad y confidencialidad

La información de nuestros asociados, afiliados, usuarios, clientes, proveedores y asistentes a eventos se encuentra protegida por las políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independiente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida. En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad reconocidas en la industria, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros; aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

Los terceros contratados por la AIDDP están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

6. Derechos de los usuarios y procedimientos

Con la aceptación de los términos y condiciones de los cuales hace parte integral esta Política de Privacidad, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

(i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.

(ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

(iii) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.

(iv)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

(v) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.

(vi) Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.

7. Procedimientos para el ejercicio de los derechos.

7.1. Procedimiento para presentar consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2. Procedimiento para presentar reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la regulación, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

(i) su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la AIDDP al correo electrónico: [email protected]

(ii) la solicitud debe indicar contener los siguientes datos: identificación del titular, descripción de los hechos que generan el reclamo, datos para notificación, ya sea dirección física o electrónica, documentos que se quieran hacer valer.

(iii) si la solicitud resulta incompleta, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.

(iv) en caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará oportunamente.

(v) de ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

(vi) el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico [email protected] o en el teléfono (+571) 3147352447 de conformidad con esta Política de Privacidad.

El área de atención de peticiones, consultas o reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:

Área: Comunicaciones

Teléfono:(+571) 3147352447

Dirección de contacto: [email protected]

8. Modificaciones y vigencia de la política de privacidad

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de estas Políticas de Privacidad. Si decidimos introducir algún cambio material, se informará en la página web publicando su versión actualizada. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad con las finalidades y usos de la información.

El texto de Políticas y Condiciones de Privacidad fue publicado en nuestro sitio web el 7 de julio de 2020 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.